Pelelangan
merupakan proses pengadaan bahan/alat dengan tujuan untuk memperoleh bahan/alat
yang berkualitas baik, terjadi perswdiaan dan harga lebih murah. Pengadaan
barang atau peralatan harus memenuhi prinsip-prinsip pokok sebagai berikut;
- Transparansi
- Akuntabilitas
- Pemeblajaran bagi masyarakat untuk mengelola pembagunan.
Melalui pelelangan yang transparan dan akuntabilitas akan memudahkan pengawasan, dan menhindari praktek tindak korupsi (mark-up, kolusi, nepotisme, dsb)
PROSEDUR PELELANGAN
Penentuan Kebutuhan Pengadaan
Jumlah bahan yang diperlukan harus sesuai dengan RAB, kemudian FK, TPK dan masyarakat menentukan pula apakah tersebut dapat dipenuhi oleh masyarakat setempat dari sumber lokal atau harus diadakan dari luar.
Beberapa alternatif anatar lain :
- Dapat dikumpulkan oleh masyarakat sendiri, cukup dengan musyawarah dan tidak perlu menggunakan pelelangan (catatan yang perlu diperhatikan adalah bahwa bahan yang ada tidak dikuasai pemasok. Kelompok pengumpul bahan dalam satu Korong dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan dibayar secara langsung dengan menggunakan form 45,46 formulir B/V ( Pekerja Harian atau Borongan) Kepala kelompok juga dibayar sebagai pekerja. Biaya sewa kendaraan dapat dibayarkan secara terpisah. Bila tempat sumbar bahan adalah lahan milik seseorang, bahan dapat dibeli dengan menggukan kwitansi biasa, tetapi tenaga kerja pengumpul bahan tetap menggunakan Format 45/46 dan dibayar secara individu oleh bendahara atau juru bayar.
- Harus beli kepemasok (toko bangunan, agen, distributor, dll)
·
Jika nilai bahan/alat kuran dari
< 15 juta, tidak pakai pelelangan tetapi cukup membandingkan harga
(comporative shopping) minimal 3 tempat lokasi (tokoh,agen, distribitor)
kemudian dibutkan perjanjian.
·
Jika nilai bahan/alat ≥ 15 juta,
maka pengadaannya melalui proses pelelangan ( Tender).
Langkah-langkah pelaksanaan pelelangan di Korong/Kecamatan
1. MK Khusus pembentukan Tim Panitia Pelelangan/Musywarah Pra Pelaksanaan.
TPK sebagai penanggung jawab pelaksanaan kegiatan harus membentuk tim panitia pelelangan di Korong yg anggotanya terdiri dari :
- TPK
- FT/FK
- Kader Korong/Kader Teknis
- Wakil Masyarakat/perempuan
Panitia ini akan membuat aturan proses pelaksanaan pelelangan mulai dari persiapan sampai dengan penetapan pemenang.
2. Pembekalan Panitia Pelelangan oleh FT & KMT/KM
Sebelum panitia melaksanakan tugasnya terlebih dahulu diadakan pembekalan/pengetahuan tentang mekanisme dan proses pelaksanaan pelelangan dan langkah-langkah pelaksanaannya termasuk hal-hal yang perlu diperhatikan dan kendala-kendala yang munking dihadapi.
3. Pembuatan Peraturan
Panitia lelang juga akan membuat suatu aturan dan mekanisme pelengan serta syarat-syarat yang harus dipenuhi suatu peserta lelang serta menentukan metode pelengan dengan meyesuaikan kondisi Korong. Peraturan ini dibuat di MK Khusus/MK Informasi.
Contoh aturan yg sering dungunakan adalah sbb;
- Peserta lelang harus berbadan usaha dilengkapi dengan NPWP dan pajak 3 bulan terakhir
- Leveransir harus mempunyai alat/armada sendiri
- Leveransir harus memperlihatkan contoh material
- Leveransir tidak bisa orang ke Tiga kecuali ada surat kuasa
- Leveransir bersedia ada jaminan uang dibank dengan nilai tertentu.
- dll
4. Pengumuman pelaksanaan pelelangan
Panitia lelang harus menginformasikan kepada semua leveransir/Suplayer yang ada di Korong/Kecamatan, Kabupaten bahwa, Dikorong A akan mengadakan pelelangan bahan dan alat pada PNPM-MP dengan berbagai ketentuan dan syarat-syarat yg telah ditentukan. Pengumuman ini disampaikan secara tertulis secara lengkap mengenai apa yang akan dilelangkan antara lain:
- Volume Pekerjaan
- Jenis Pekerjaan
- Tempat/Tanggal pelasanaan,
- Dll
Pengumuman ini ditanda tangani ketua penitia dalam hal ini ketua TPK dan diketahui Kepala Korong. Juga dalam pengumuman ini menjelaskan tetang agenda yg akan dilaksanakan setelah pengumumnan ini, misalnya jadwal Penjelasan Pelaksanaan ( Adwizin)
5. Penjelasan Pelaksanaan & proses pelelangan ( adwizin)
Sebelum pelaksanaan pemasukan penawaran terlebih dahulu peserta diberi pemahaman tentan aturan-aturan yang akan dilaksanakan serta lokasi kegitan, ini dimaksudkan agar peserta pelelangan melihat langsung kondisi/lokasi kegiatan, sehingga dalam pelakukan penawaran sudah memperhitungkan segala sesuatunya.
6. Pemasukan penawaran
- Cara Langsung :
Calon pemasok membuat penawaran langsung saat pertemuan
pelelangan diKorong dengan mengisi blanko penawaran yang mencantumkan jenis
bahan / alat dan volumenya yang sudah disiapkan panitia / TPK. Pemasok diberi
waktu 30-60 menit mengisi penawarannya.
- Cara Tidak Langsung :
Calon pemasok membuat penawaran yang dilakukan sebelum acara
pelelangan dan penawaran dikirim melaui pos atau dibawa pada saat acara
pelelangan. Cara ini dilakukan jika pemasok jauh dari lokasi kegiatan.
Setiap peserta akan memasukkan penawarannya berdasarkan hasil identivikasi lokasi kegiatan. Dalam memasukkan penawaran ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan setiap peserta lelang;
- Peserta sudah sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan.
- Peserta memasukkan kesanggupan mengukuti semua syarat-syarat yang berlaku
- Peserta memasukkan jaminan pelaksanaan.
Ada beberapa langkah dalam pelaksanaan pemasukan penawaran yg bisa dilakukan sbb;
- Pemasukan penawaran sekaligus pembukaan penawaran dan penetapan pemenang diambil Nilai terendah.
- Pemasukan penawaran terlebih dahulu kemudian dievaluasi untuk menetukan pemenang. Tetapi permasalahan ini menimbulkan kecurigaan ada pengaturan.
7. Evaluasi pemenang.
Semau dokumen pelelangan yang telah ditentukan dengan mengacu kepada dasar dan aturan PNPM-MP.
8. Pembuatan Kontrak pemenang.
Semau pemenang akan dibuatkan kontrak kerja dengan persyaratan-persyaratan
yang telah ditentukan dengan mengacu kepada dasar dan aturan PNPM-MP.
