PENJELASAN ALUR PELELANGAN

Palito Piaman,Pengertian pelelangan dalam PNPM MANDIRI PERDESAAN adalah pengadaan bahan/material, alat untuk mendapatkan harga yang kompetitif dan kualitas yang kompetitif.
Sedangkan tujuan  pelelangan dalam PNPM MANDIRI PERDESAAN  yaitu :

1.    Terjadinya proses transparansi
2.    Akuntabel ( proses dan hasil dapat dipertanggung jawabkan )
3.    Pembelajaran kepada masyarakat untuk mengelola pembangunan.

1.    Pembentukan Panitian Lelang

Pembentukan Panitia Lelang dilaksanakan di desa masing-masing pada saat MD Informasi   hasil  MAD Pendanaan atau dilakukan MD khusus. Panitia lelang sebaiknya antara 5 - 7  orang terdiri dari kader desa 2 orang, , TPK salah satu pengurusnya, serta dari wakil masyarakat, sedangkan FK dan FT secara otomatis masuk  menjadi panitia lelang. Khusus pengurus BPD/LPM dan aparat    desa tidak   diperkenankan dipilih     menjadi panitia    lelang ( dituangkan dalam berita acara termasuk daftar hadir peserta musyawarah desa ).
Kemudian pada saat pembentukan panitia lelang dijelaskan pula alur dan mekanisme pelelangan dalam PNPM MANDIRI PERDESAAN , termasuk kesepakatan bahwa panitia lelang tidak diperkenankan untuk ikut pelelangan.

2.    Pengumuman Pelelangan

Pengumuman pelelangan dilaksanakan di desa masing-masing  ataupun dikecamatan pada papan informasi maupun di tempat-tempat strategis lainnya serta melalui media informasi yang lain agar masyarakat secara luas dapat mengetahui.  Pengumuman ini sebaiknya terbuka  untuk masyarakat umum untuk memberikan kesempatan kepada masyarakat  yang seluas-luasnya untuk ikut berpartisipasi dalam pelelangan.  Jadi sifat pelelangan ini boleh perorangan(untuk daerah yang sulit menggunakan kelompok),    kelompok maupun toko. ( Format pengumuman terlampir )

3.    Identifikasi Suplayer/Calon Pemasok Bahan/Material dan Alat Berat

Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi Suplayer/Toko untuk bahan toko, pengolah/kelompok pengolah material lokal ( batu, pasir, sirtu, kayu dll ) serta perusahaan/perorangan pemilik alat berat agar memudahkan dalam pendistribusian undangan pelelangan, sehingga dipastikan jumlah peserta lelang lebih dari 3 suplayer. Jangan lupa dibuat daftar suplayer/calon pemasok untuk memudahkan proses selanjutnya.

4.    Undangan Pelelangan

Dari hasil identifikasi suplayer/calon pemasok diatas, akan diketahui berapa jumlah suplayer/calon pemasok yang berminat mengikuti pelelangan, sehingga kebutuhan  dan pendistribusian undangan lelang  dapat diestimasi.
Undangan pelelangan ini disiapkan oleh panitia lelang  pada masing-masing desa dimana undangan tersebut dapat diantar langsung kepada suplayer/calon pemasok  oleh panitia atau dapat pula diambil langsung pada panitia lelang.


Undangan pelelangan memuat jadwal kegiatan pelelangan dengan mempertimbangkan kondisi pada masing-masing desa. Dimana pada pengambilan undangan ini dapat pula dilampiri dengan dokumen lelang yang memuat syarat-syarat serta ketentuan yang harus dipenuhi dalam mengikuti pelelangan. Jangan lupa dibuat daftar peserta yang mengambil/diberikan undangan pelelangan. ( format undangan terlampir ).

5.    Aanwijzing/Penjelasan pekerjaan ( administrasi, teknis dan peninjauan lapangan )

Kegiatan ini dilaksanakan didesa masing-masing, dimana kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan penjelasan-penjelasan baik administrasi ( dokumen kelengkapan penawaran ), penjelasan teknis menyangkut spesifikasi bahan/material dan alat ( jenis/merk, kapasitas alat ) maupun tentang kuantitas dan kualitas bahan/material  dan alat yang akan dilelangkan. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran kepada peserta lelang tentang hal-hal teknis yang akan dilelangkan ( misal : Semen yang digunakan adalah merk : Tonasa, Batu yang digunakan adalah : Batu Gunung, Alat yang digunakan adalah : Buldozzer Type D6 Merk Catterpillar, dll. ) Setelah penjelasan administrasi dan teknis, dilanjutkan dengan peninjauan lapangan ( pada lokasi kegiatan yang akan dilelangkan ) untuk memberikan gambaran kepada peserta tentang kondisi dan situasi  medan/daerah serta jarak, sehingga peserta mempunyai gambaran yang jelas sehingga pada saat melakukan penawaran dapat  memperhitungkan jadwal pengiriman/pengadaan bahan/material, serta dapat memperkirakan biaya mobilisasi/demobilisasi serta kemampuan/kapasitas  alat berat   yang akan digunakan. Jangan lupa dibuatkan berita acara yang memuat ketentuan - ketentuan serta hasil keputusan pada saat aanwijzing/penjelasan secara lengkap dan sedetail mungkin , serta dibuatkan pula daftar hadir peserta serta masyarakat yang hadir dan ikut menyaksikan. ( format berita acara terlampir ).

6.    Pemasukan dan Pembukaan Penawaran.

Pemasukan/Pembukaan Penawaran dilaksanakan di desa masing-masing, melalui MD Khusus dan disaksikan/dihadiri oleh masyarakat sebanyak-banyaknya ( Wajib ada format tanda terima berkas penawaran, berita acara dan daftar hadir ).
Penawaran dapat dilakukan dengan mempersiapakan berkas penawaran yang dimasukkan pada amplop tertutup dan dimasukkan pada kotak penawaran ( terbuat dari kayu atau kardus )  yang disiapkan oleh panitia lelang, atau penawaran dapat dilakukan secara terbuka oleh peserta lelang pada saat itu juga dengan format yang telah disiapkan oleh panitia lelang, kemudian dimasukkan pada kotak penawaran. Selanjutnya apabila batas waktu pemasukan penawaran telah habis, panitia lelang akan menyegel kotak tersebut sehingga peserta yang terlambat sesuai jadwal yang telah disepakati dinyatakan  gugur.
Pembukaan penawaran dilakukan setelah batas akhir pemasukan penawaran telah habis, dimana pada saat pembukaan penawaran disertai saksi dari peserta lelang, serta dari masyarakat . Nilai penawaran dari tiap-tiap peserta penawaran sebaiknya ditulis dikertas plano/karton maupun papan tulis sehingga mudah terlihat dan dapat dibaca oleh peserta  dan masyarakat.

7.    Penelitian/Verifikasi  Hasil Penawaran.

Evaluasi/verifikasi hasil penawaran dilakukan setelah pembukaan penawaran, diurutkan mulai nilai penawaran terendah ke nilai penawaran tertinggi termasuk keterangan spesifikasi bahan/material serta alat yang didatangkan/digunakan sesuai syarat-syarat dan spesifikasi teknis yang telah ditentukan sehingga harga penawaran lebih kompetitif dan spesifikasi hasil penawaran sesuai dengan ketentuan dalam RAB.
Kegiatan ini dimaksudkan pula sebagai bahan pertimbangan bagi masyarakat dengan tidak hanya melihat nilai penawaran yang terendah, akan tetapi harus dipertimbangkan juga tentang spsifikasi yang ditawarkan. Apakah sudah sesuai dengan ketentuan atau tidak. Jadi tidak selamanya nilai penawaran yang terendah yang dimenangkan akan tetapi perlu dipertimbangkan tentang kualitas bahan/material tersebut.
 ( Wajib ada berita acara dan daftar hadir  jika jadwal pelaksanaannya berbeda dengan pemasukan dan pembukaan penawaran)

8.    Penetapan/Pengumuman Pemenang Lelang.

Penetapan pemenang lelang dilakukan setelah panitia lelang selesai melakukan penelitian/verifikasi penawaran tanpa pengaruh/intervensi dari pihak manapun, sehingga hasil penawaran yang dimenangkan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan dihadapan masyarakat dan peserta lelang.
Kegiatan ini merupakan rangkaian dari kegiatan pemasukan/pembukaan penawaran, penelitian/Verifikasi dokumen penawaran yang dapat dilakukan secara langsung tanpa ada antara waktu.  Kemudian penetapan/pengumunan pemenang lelang disampaikan kepada peserta musyawarah, sehingga secara transparansi nilai penawaran yang dimenangkan dapat diketahui oleh masyarakat. Selanjutnya masing-masing pemenang lelang akan dipublikasikan melalui papan-papan informasi maupun media informasi lain yang ada di desa dan kecamatan masing-masing. ( Wajib ada berrita acara dan daftar hadir  jika jadwal pelaksanaannya berbeda dengan pemasukan dan pembukaan penawaran serta saat penelitian / verifikasi )

9.    Penandatanganan surat perjanjian/kontrak.

Penanda tanganan surat perjanjian/kontrak dapat dilakukan pada saat setelah diumumkan pemenang lelang, dimana panitia lelang telah mempersiapkan dokumen perjanjian/kontrak sesuai ketentuan dan mekanisme dalam PNPM-MPd.
Surat perjanjian/kontrak sebelum ditandatangani oleh pihak kedua , agar dijelaskan pasal demi pasal yang memuat tentang : jumlah bahan/material dan alat yang didatangkan/diadakan, spesifikasi teknis, Jadwal pengiriman bahan/material, waktu penyewaan alat, harga bahan/material dan biaya sewa alat ( per hari atau per jam ), serta kapasitas kerja alat dalam jam, hak dan kewajiban serta tanggung jawab pihak I dan pihak II,  sistem opname hasil pekerjaan dan operasi alat, sistem pembayaran serta sistem penyelesaian apabila terjadi perbedaan pendapat dan lain-lain. Kemudian yang terpenting adalah batas waktu pengiriman bahan/material dan alat setelah pengumuman lelang. Jangan lupa perjanjian ini dilengkapi ditandatangani diatas materai Rp. 6000,- dimana biaya-biaya perjanjian ini menjadi tanggungan pihak II.(Erik Eksrada)