KOMUNIKASI

KOMUNIKASI 

A. PENGANTAR

Komunikasi merupakan bagian penting dalam setiap gerak kehidupan kita, baik sebagai individu, kelompok, atau organisasi. Khususnya bagi organisasi atau institusi, yang mempunyai program-program besar seperti PPK, maka komunikasi menjadi unsur penting bagi kelancaran dan keberhasilan organisasi itu sendiri dan program-program yang dikembangkannya.

Di dalam program sebesar PPK, tanpa komunikasi yang baik antar unsur-unsurnya yang terlibat baik sebagai individu maupun organisasi, maka tidak akan memberi keberhasilan yang memuaskan baik untuk masyarakat maupun bagi para pendamping program.  Oleh karena itu diharapkan dengan adanya komunikasi yang baik di dalam unsur-unsur PPK seperti FK, PjOK, Masyarakat, Perangkat kecamatan dan desa, KPMD, KM-Kab. dan KM-Prop, kelompok wanita, LSM lokal, dan lain-lainnya akan membawa PPK menuju keberhasilan yang bermanfaat bagi masyarakat.

B. PENGERTIAN  DAN TUJUAN KOMUNIKASI

B.1. Pengertian:

Komunikasi berasal dari kata Communi = Sama. Jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses hubungan antar manusia untuk menyampaikan pesan, informasi, pemikiran atau gagasan dengan menggunakan cara dan sarana tertentu dalam ruang dan waktu tertentu dimana proses hubungan tersebut dapat saling dimengerti atau dipahami satu sama .

Bagi antara individu komunikasi berarti:

Pesan yang akan disampaikan oleh komunikator (pengirim pesan) haruslah diterima dan dimengerti sama oleh komunikan (penerima pesan)

Bagi organisasi atau unsur-unsur yang terlibat dalam program, komunikasi dapat berarti:

Saluran untuk melakukan dan menerima pengaruh, mekanisme, perubahan, gagasan, serta alat untuk mendorong motivasi dan merupakan perantara yang memungkinkan organisasi atau program tersebut mencapai tujuan.

B.2. Tujuan:

Dengan demikian dapat disimpulkan jika kita mengadakan komunikasi berarti ada tujuan yang dapat berupa:

·         Kita menghendaki seseorang mengerti sesuatu dan kemudian berbuat sesuatu; dan atau

·         Kita menghendaki seseorang berfikir atau merasakan sesuatu cara tertentu.

Untuk mencapai tujuan seperti dimaksud maka harus ada proses aktivitas komunikasi, yang pada prinsipnya dapat digambarkan sebagai berikut:

1.    Komunikator merasakan suatu kebutuhan untuk melakukan komunikasi. Kemudian disusunlah lambang, tanda, atau simbol atau kata-kata.

2.    Komunikator kemudian mengirimkan atau menyampaikan tanda-tanda tersebut melalui sarana/perantara komunikasi.

3.    Penerima pesan, ketika mendengar, melihat, atau merasakan tanda-tanda itu kemudian memberi arti kepada tanda-tanda itu menjadi sebuah pikiran/ide yang memiliki makna.

4.    Akhirnya komunikator dapat mengatakan telah mengkomunikasikan pesannya jika terjadi reaksi dari komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

C. UNSUR-UNSUR DALAM KOMUNIKASI

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa paling tidak ada 4 (empat) unsur dalam komunikasi, yaitu:

(i)            Unsur manusia yakni komunikator (yang menyampaikan pesan) dan komunikan   (yang menerima pesan).

(ii)          Pesan (message)   yang disampaikan

(iii)         Sarana atau media (channel) sebagai alat yang digunakan untuk menyampaikan pesan

(iv)         Efek (effect) yang merupakan pengaruh dari adanya komunikasi.

1. Unsur Manusia

Dari unsur-unsur tersebut unsur manusia unsur sentral dalam komunikasi. Keberhasilan komunikasi  sangat dipengaruhi oleh kondisi psikologis, pengalaman dan pendidikan, serta lingkungan sosial dari komunikan dan komunikator. Kondisi psikologis ini misalnya seperti kondisi tertekan, bebas, marah, senang, dan sebagainya yang akan mempengaruhi kesanggupan dan kemampuan sesorang untuk melakukan suatu komunikasi yang efektif.   

Tingkat pendidikan akan mempengaruhi persepsi dan daya konsepsi seseorang dalam menerima pesan dan kemampuan menata alur berpikir dan perasaan ketika menyampaikan tanggapan atau umpan balik.

Adapun lingkungan sosial seseorang akan berpengaruh terhadap tindakan atau perilaku dalam merespon pesan yang diterimanya. Dalam situasi yang berbeda seseorang akan melakukan tindakan yang berbeda dalam menerima pesan. Mungkin seseorang akan merasa enak jika diajak berkomunikasi  dalam kelompok kecil   dan sulit berkomunikasi dalam kelompok besar. Seseorang yang sedang berada dalam kelompoknya sendiri akan bereaksi berbeda dalam merespon pesan dibanding jika  berada dalam kalompok lain.  Oleh karena itu untuk dapat berkomunikasi secara baik, seorang komunikator harus memperhatikan ketiga hal tersebut di atas.

Variasi-variasi atau perbedaan-perbedaan di dalam masyarakat penerima PPK akan banyak sekali terjadi, baik dari segi tingkat pendidikan, ekonomi, usia, jenis pekerjaan, dan sebagainya  dimana semuanya itu menuntut ketrampilan dan kearifan tertentu dalam berkomunikasi.

2. Unsur Informasi atau Pesan

Informasi  atau pesan bisa dilihat dari 3 (tiga) aspek, yaitu isi, sifat dan bentuknya.

Dilihat dari segi isinya informasi itu dimaksudkan untuk dapat mengurangi ketidakpastian atau kemungkinan-kemungkinan alternatif dalam suatu situasi.

Dilihat dari sifatnya, informasi itu bisa berupa: (a) opini atau pendapat, (b) fakta atau kenyataan yang terjadi, (c) emosi atau perasaan , (d) bimbingan atau nasihat, (e) persuasi atau ajakan.  Seorang komunikator yang baik harus bisa membedakan sifat dari sebuah informasi yang ingin disampaikan, supaya   tidak terjadi kesalahpahaman dalam penerimaan oleh penerima pesan. Jangan sampai terjadi pesan yang bersifat fakta diterima sebagai opini, yang bersifat emosi diterima sebagai persuasi.

Dilihat dari bentuknya, informasi bisa berbentuk konkrit berupa lambang-lambang verbal baik dalam bentuk suara, tulisan, lambang, gambar, gerak. Ada juga yang tersembunyi di balik isyarat  dengan menggunakan bahasa bisu (the silence language). Seorang yang terlibat dalam komunikasi harus mampu menangkap pesan yang tersembunyi ini, sebab pesan-pesan  tersebut tidak kalah pentingnya dengan pesan yang disampaikan secara kongkrit. Bahkan kadang-kadang justru merupakan pesan atau informasi yang sesungguhnya. 

3. Unsur Media atau Sarana

Media atau sarana informasi pada prinsipnya bisa dibedakan menjadi dua, yaitu yang abstrak universal dan yang kongkrit teknis. Media yang abstrak universal biasanya berupa bahasa yang diwujudkan dalam bentuk kata-kata, sikap, isyarat, atau pun tingkah laku. Sedang yang kongkrit teknis berupa sarana teknis seperti radio, surat kabar, tv, film, telepon, papan informasi, pengeras suara, dan sebagainya.

Pemilihan media yang akan digunakan untuk menyampaikan   pesan sangat dipengaruhi oleh isi, sifat, dan bentuk dari informasinya.   

4. Unsur Umpan Balik

Umpan balik merupakan respon, reaksi atau tanggapan yang diberikan oleh penerima informasi  kepada pemberi pesan. Umpan balik  sangat penting bagi upaya perbaikan komunikasi.  Kesanggupan untuk memberikan umpan balik ini dipengaruhi oleh sifat kedekatan hubungan antara komunikator dan komunikan. Seringkali ditemukan berbagai kesulitan dalam memberikan atau menerima umpan balik karena pengaruh-pengaruh seperti berikut:

·         Kurang pengalaman

·         Keragu-raguan karena nilai sosial atau sifat hubungan yang ada

·         Keengganan karena kemungkinan resiko yang akan terjadi

·         Kekhawatiran dalam memberikan atau menangkap umpan balik karena tata cara atau aturan yang berlaku di dalam organisasi atau sistem kerja

Berikut ini adalah beberapa pedoman dalam memberi dan menerima umpan balik:

Bagi Pemberi:

·         Memperhatikan kesiapan, artinya memberi umpan balik pada mereka yang siap menerima atau yang secara kongkrit memintanya

·         Menggambarkan atau memberi fakta dan bukan tafsiran

·         Hanya memberi fakta yang jelas, masih hangat atau baru

·         Menyesuaikan dengan waktu yang tepat

·         Menyangkut hal-hal yang memang dapat diubah

·         Jangan ada presensi keras untuk merubah, apa lagi memerintah untuk berubah

·         Jangan telalu banyak hal. Ringkas dan jelas lebih baik

·         Siap untuk membantu karena umpan balik Anda

Bagi Penerima:

·         Menyatakan secara jelas umpan balik apa yang ingin diterima

·         Cek kembali apa yang didengar

·         Berikan tanggapan terhadap umpan balik yang didengar

D. EMPATI DALAM KOMUNIKASI

Empati (emphaty) adalah kemampuan untuk memproyeksikan dirinya pada kondisi dan perasaan orang lain.  Dalam komunikasi empati sangat penting agar pesan dapat diterima secara efektif dan tepat. Karena itu komunikator dan komunikan perlu membangun empati ini untuk dapat ikut merasakan dan terlibat secara psikologis, perasaan dan kondisi dari masing-masing pihak.

Sifat hubungan antar komunikator dan komunikan banyak dipengaruhi oleh kondisi homophily dan heterophily antar keduanya. Homophily adalah kondisi interaksi antara dua pihak yang memiliki kesamaan dalam berbagai hal, seperti kepercayaan, nilai, pendidikan, status sosial, dan sebagainya. Dalam kondisi yang demikian ini maka komunikasi akan terjadi secara efektif dan pesan atau informasi akan bisa diterima dengan lebih tepat.

Sedang heterophily  adalah kondisi interaksi antara dua pihak yang memiliki banyak perbedaan, baik dari segi kepercayaan, nilai, pendidikan, maupun status sosial, sehingga komunikasi antar mereka akan terjadi secara tidak efektif dan pesan yang disampaikan tidak bisa diterima dengan tepat.

Kondisi yang heterophily memang sering menimbulkan permasalahan dalam komunikasi. Kondisi semacam ini pasti akan dijumpai di dalam PPK, dimana   terdapat banyak pihak dengan berbagai keinginan, tingkat pendidikan, ekonomi, status sosial, pekerjaan, dll. Namun hal ini bisa diatasi dengan mengembangkan rasa empathy. Beberapa program pengemabangan masyarakat dan perubahan sosial mengalami kegagalan disebabkan oleh ketidakmampuan para petugas lapangan atau agen perubahan untuk melakukan empathy dalam memfasilitasi masyarakat. Untuk dapat merumuskan kebutuhan masyarakat secara tepat dan menyusun kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat seorang agen perubahan harus mempunyai empati yang tinggi tanpa harus terjerumus dalam hal-hal yang bersifat subyektif.

E. KOMUNIKASI PERSUASIF

Komunikasi persuasif adalah komunikasi yang dilakukan secara sengaja untuk mengubah sikap, tingkah laku, atau pun pendapat dari pihak komunikan. Hal ini biasanya dilakukan dengan membujuk atau merayu sehingga perubahan itu terjadi atas kesadaran sendiri dari komunikan. Komunikasi persuasif  mutlak harus dipunyai oleh agen perubahan untuk dapat menfasilitasi masyarakat agar bersedia dan dapat melakukan perubahan pada dirinya, baik perubahan sikap mental, pengetahuan, maupun ketrampilan.

1. Pendekatan

Dalam melakukan komunikasi persuasif ini digunakan pendekatan yang dimulai dari usaha membangkitkan perhatian (attention), usaha menggerakkan agar seseorang melakukan kegiatan (action). Pendekatan ini memiliki beberapa tahapan, yaitu tahap membangkitkan perhatian (attention), menumbuhkan minat (interest), melahirkan hasrat (desire), mendorong terjadinya keputusan (decision) untuk melakukan kegiatan (action). Tahapan-tahapan ini harus dilalui secara konsisten satu demi satu. Perilaku atau perbuatan (action) seseorang itu akan didahului oleh pengambilan keputusan (decision) yang didorong oleh hasrat (desire) karena  merasa tertarik (interest) setelah mereka memperhatikan (attention)  secara seksama.

2. Prinsip

Dalam rangka melakukan 4 (empat) tahapan   komunikasi persuasif tersebut ada 4 (empat) prinsip yang perlu diperhatikan, yakni:

a.    Pesan komunikasi hendaknya disampaikan dengan emotional appeal sehingga dapat menembus alam kesadaran komunikan dan memikat perhatian mereka.

b.    Pesan komunikasi hendaknya diusahakan dapat diterima sebagai bagian dari pendapat dan kepercayaan komunikan.

c.    Perlu diyakinkan kepada komunikan bahwa perubahan atau kegiatan yang dipesankan itu merupakan salah satu jalan ke arah tercapainya tujuan atau pemenuhan kebutuhan mereka.

d.    Usaha untuk mendorong perubahan tingkah laku yang terkandung di dalam pesan   persuasi tersebut hendaknya benar-benar dilandasi motivasi, sikap, dan opini dalam waktu yang tepat.

3. Metode

Disamping keempat prinsip tersebut, komunikasi persuasif bisa dilakukan dengan 5 (lima) metode atau cara, yaitu:

a.        Menumpangkan atau menitipkan pesan tersebut pada suatu obyek atau peristiwa yang (sedang) menarik bagi orang banyak, seperti  melalui forum pengajian, kebaktian, pemutaran film, panggung hiburan, dan sebagainya.

b.        Penyampaian pesan juga dapat dilakukan dengan cara melibatkan diri dalam kehidupan mereka sehari-hari   sehingga menimbulkan kesan senasib antara komunikator dan komunikan.  Kesan senasib memudahkan munculnya rasa empati yang selanjutnya mendukung terjadinya komunikasi yang mendalam.

c.        Penyampaian pesan juga dapat disampaikan dengan cara meyakinkan harapan-harapan yang logis dan realistis  yang   menguntungkan namun juga disertai gambaran  konsekuensi yang buruk.  Dengan cara ini diharapkan dapat menumbuhkan kegairahan yang aktif.

d.        Penyampaian pesan  disampaikan dengan mengemas atau meramunya  sedemikian rupa  sehingga komunikan menjadi lebih tertarik.  

4. Hambatan

Hambatan dalam komunikasi biasanya bisa bersifat obyektif atau subyektif. Hambatan obyektif merupakan gangguan yang tidak disengaja terhadap berlangsungnya komunikasi. Hambatan obyektif biasanya berupa gangguan mekanik (seperti kegaduhan suara, huruf terlalu kecil, dll.) dan gangguan semantik (gangguan bahasa atau konsep yang berbeda).  Sedangkan hambatan subyektif  adalah hambatan yang sengaja dibuat oleh orang lain akibat dari adanya pertentangan kepentingan dan prasangka.

Para ahli komunikasi telah mengidentifikasi bahwa justru hambatan subyektif tersebut yang sering menggagalkan terjadinya komunikasi secara efektif. Gangguan atau hambatan tersebut antara lain:

·         Sifat egois: terlalu memikirkan kepentingan pribadi, misalnya tindakan atau kebijakan yang  didasari kepentingan pribadi dan cenderung mengabaikan keterangan atau ide atau umpan balik orang lain.

·         Emosional: cenderung menilai sesuatu dari sudut pandang negatif, sehingga tidak ada keterbukaan untuk proses komunikasi efektif.

·         Konflik pribadi/kelompok: adanya masalah (mungkin pribadi) antara pengirim pesan dan penerima pesan.

·         Pengalaman masa lampau: seorang komunikator yang mempunyai pengalaman/kebiasaan (track record)  yang buruk (misalnya, suka bohong, pernah menipu, dll.) akan mendapat kesulitan berkomunikasi secara efektif.

·         Lingkungan kurang menguntungkan: gaduh, ramai, banyak suara, dan lain-lain. Saat komunikasi berlangsung akan sangat mengganggu proses tersebut.

·         Perbedaan status: harus diakui bahwa perbedaan pendidikan, ekonomi, pekerjaan, merupakan hambatan yang paling besar dalam komunikasi saat ini. Sebagai petugas lapangan harus memiliki siasat untuk mengatasi hal tersebut.

c. Pertentangan Kepentingan

Hambatan komunikasi juga bisa terjadi jika pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator tidak sesuai atau bertentangan dengan kepentingan dari  yang menerima pesan. Perbedaan kepentingan mempengaruhi daya tanggap dan tingkah laku seseorang untuk bersifat reaktif terhadap pesan yang tidak sesuai dengan kepentingannya. Akibatnya muncullah reaksi penolakan. Jika hal ini terjadi maka tujuan komunikasi tidak akan tercapai. Karena itu komunikator harus berhati-hati dan bijaksana jika pesan yang akan disampaikan dirasa bertentangan atau tidak sesuai dengan kepentingan dari penerima pesan (komunikan).

d. Prasangka

Prasangka merupakan salah satu hambatan berat dalam komunikasi, karena orang yang berprasangka akan dengan serta merta menentang atau menolak pesan yang akan disampaikan. Prasangka bisa menggerakkan emosi seseorang untuk menarik kesimpulan tanpa menggunakan pikiran yang rasional. Apalgi jika prasangka itu sudah berakar, maka seseorang tidak dapat lagi berpikir secara obyektif, apa yang dilihat dan didengarnya selalu dinilai negatif. Agar dalam proses komunikasi tidak terhambat oleh faktor prasangka ini maka komunikator hendaknya tidak menonjolkan hal-hal yang dapat menimbulkan prasangka tersebut. 

F. MENGELOLA KONFLIK DALAM KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi tidak menutup kemungkinan terjadinya konflik antar para pelaku komunikasi. Konflik tidak selamanya merupakan sesuatu yang tidak wajar dan bersifat negatif,  bisa juga merupakan sesuatu yang positif. Hal ini tergantung dari cara dan kemampuan untuk mengelolanya. Konflik, secara definitif, adalah suatu perselisihan atau persengketaan antara dua pihak atau lebih yang sedang melakukan interaksi yang ditunjukkan dengan pernyataan bermusuhan secara terbuka atau tertutup.

Konflik akan terjadi manakala pencapaian tujuan suatu pihak tertentu dilakukan dengan mengorbankan pencapaian tujuan dari pihak lain. Konflik juga dapat terjadi baik karena adanya tujuan yang berbeda maupun adanya tujuan yang sama. Disamping itu faktor-faktor berikut juga merupakan penyebab awal  dari  terjadinya konflik, yaitu faktor: persaingan sumber daya, saling ketergantungan tugas, kekaburan  hak atau wewenang, perbedaan status, adanya rintangan komunikasi, dan hal-hal lain yang bersumber dari ciri karakteristik individual seperti mudah marah, mudah tersinggung, tidak mau mengalah, dan sebagainya.

1. Akibat Konflik

Sebagaimana dikemukakan di atas bahwa konflik itu bisa berakibat negatif dan bisa pula berakibat negatif.  Akibat negatif dari suatu konflik diantaranya adalah:

a.    Mengganggu komunikasi, retaknya kohesi atau keeratan hubungan, dan mengganggu kerjasama.

b.    Menurunkan produktifitas kegiatan karena sebagian besar perhatian teralihkan dari kerja untuk menyelesaikannya.

c.    Dapat menimbulkan tekanan fisik dan psikologis, frustasi, dan kecemasan pada individu yang terlibat di dalamnya sehingga akan menimbulkan berkurangnya kepuasan kerja, apatisme, gangguan konsentrasi terhadap tugas, dan menimbulkan dorongan untuk menarik diri dari aktifitas yang menjadi sumber konflik.

Sedang akibat positif dari suatu konflik diantaranya adalah:

a.    Menciptakan suasana yang dinamis dalam suatu interaksi sosial.

b.    Dapat mendorong keberhasilan usaha adaptasi atau penyesuaian diri dengan lingkungan.

c.    Dapat mendorong terjadinya perubahan yang inovatif dari kondisi status quo yang kurang baik.

d.    Dapat mendorong terjadinya proses saling belajar dan berpikir kritis diantara pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.

2. Beberapa Pendekatan Dalam Menghadapi Konflik

Ada 6 (enam) pendekatan yang dapat digunakan dalam menghadapi atau menyikapi konflik, yaitu penarikan diri, pengabaian dan rujuk, persuasi, pemaksaan dan penekanan, tawar menawar dan pertukaran, dan pemecahan masalah secara terpadu.

a. Penarikan diri (Withdrawal)

Menarik diri dari interaksi atau hubungan dengan pihak yang menimbulkan menjadi lawan konflik  adalah salah satu sikap menghadapi konflik yang sering kita temui. Cara ini akan efektif jika dalam pekerjaannya kedua belah pihak memang tidak perlu melakukan interaksi.

b. Pengabaian dan rujuk (smoothing and conciliation)

Mengabaikan konflik dan melakukan rujuk juga merupakan salah satu sikap dalam menghadapi konflik. Hal ini bisa dilakukan dengan upaya-upaya: (a) menunjukkan hasrat untuk bekerjasama dan menjalin hubungan yang harmonis; (b) menyatakan penghargaan terhadap prestasi pihak lawan konflik; (c) menghindarkan diri dari tindakan atau pernyataan yang menuduh dan mengancam; (d) memperkuat usaha pendekatan untuk berdamai; (e) menonjolkan ciri-ciri yang sama dan kepentingan bersama; (f) mengajukan bantuan khusus pada pihak lawan konflik; dan (g) mencari persetujuan untuk tidak memasalahkan perbedaan nilai atau kepercayaan dan kepentingan.  Pendekatan ini sering dapat menyelsaikan konflik secara baik, sebab tidak bersifat konfrontatif. Suatu sikap yang konfrontatif dalam menyelesaikan  konflik seringkali tidak efektif, apalagi jika konflik itu menyangkut koordinasi dan usaha kerjasama. Sikap konfrontatif justru akan semakin memperparah keadaan.

c. Persuasi (persuation)

Menghadapi konflik juga bisa dilakukan secara persuasi, yaitu dengan meyakinkan pihak lawan agar bersedia mengubah sikap atau posisi. Hal  ini bisa dilakukan dengan cara: (a) memberikan bukti faktual yang mendukung sikap dan posisi kita; (b) mendiskreditkan informasi yang menunjang sikap atu posisi lawan konflik; (c) menunjukkan kerugian yang mungkin diderita oleh lawan konflik sebagai akibat dari sikap atau posisinya; (d) menunjukkan bahwa pendapat, sikap atau posisi kita akan menguntungkan pihak lain, terutama pihak lawan konflik; dan (e) menunjukkan bahwa pendapat, sikap atau posisi kita konsisten dengan yang sebelumnya dan sesuai dengan norma atau ukuran keadilan yang berlaku. 

Namun untuk melakukan usaha persuasi ini tidak terlalu mudah. Keberhasilannya tergantung dari kredibilitas dan kemampuan orang yang melakukan persuasi, kesediaan pihak lawan konflik untuk mempertimbangkan fakta yang relevan, dan ada tidaknya persamaan tujuan sedang perbedaan yang ada hanyalah perbedaan dalam hal cara.

d. Pemaksaan dan penekanan (forcing and pressure)

Pemaksaan merupakan salah satu upaya untuk menyikapi konflik dengan maksud untuk memaksa atau menekan pihak lawan konflik agar menyerah. Cara ini akan efektif manakala salah satu pihak yang berkonflik mempunyai wewenang formal atas pihak lainnya. Cara ini dapat dilakukan dengan jalan memberikan ancaman dan  rangkaian hukuman. Namun sikap atau cara ini tidak akan efektif manakala pihak-pihak yang berkonflik mempunyai kedudukan, wewenang, atau kekuasaan yang sederajat atau seimbang.

e. Tawar menawar (bergaining)

Tawar menawar merupakan proses penukaran konsesi antara pihak-pihak yang berkonflik sampai tercapai suatu kompromi. Dengan cara ini  akan diperoleh suatu penyelesaian yang dapat diterima oleh semua pihak. Cara ini bisa dilakukan dengan jalan: (a) mengajukan secara sepihak konsesi kecil disertai  pernyataan bahwa kita tidak akan memberi konsesi lagi kecuali pihak lawan konflik mengajukan pula konsesi; (b) menyarankan pertukaran konsesi yang dapat diterima; (c) mengisyaratkan secara informal niat untuk membuat konsesi di waktu yang akandatang bila pihak lawan konflik mengajukan konsesi sekarang; dan (d) mengusulkan seorang penengah untuk membantu mencarikan kompromi yang dapat diterima. Namun cara tawar menawar ini kurang efektif untuk menghadapi konflik yang bersifat "menang-kalah" yang masing-masing pihak tidak yakin kalau dapat dicapai kompromi.

f. Pemecahan masalah terpadu (integrative problem solving)

Pendekatan ini merupakan usaha untuk mencari penyelesaian dengan memadukan kebutuhan dari pihak-pihak yang terlibat dalam konflik. Dalam pendekatan ini dilakukan proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan secara terbuka dan jujur. Karena itu dibutuhkan adanya saling percaya, meskipun mungkin hanya sedikit. Disamping itu masing-masing pihak harus berusaha memandang masalah yang menimbulkan konflik dari sudut pandang pihak lain.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pendekatan ini diantaranya adalah: (a) perlunya merumuskan masalah secara bersama dengan waktu yang cukup; (b) perlunya merumuskan masalah secara spesifik dan tidak terlalu umum; (c) perlunya mengenali perbedaan dan persamaan kebutuhan atau kepentingan dari pihak-pihak yang berkonflik; (d) perlunya mencari alternatif pemecahan masalah secara bersama-sama; (e) perlunya mengusahakan keuntungan yang berimbang bagi masing-masing pihak dari pemecahan masalah yang diambil; dan (f) perlunya persetujuan secara menyeluruh dari hasil perumusan bersama.

3. Intervensi Pihak Ketiga

Apabila pihak-pihak yang berkonflik tidak bersedia berunding atau upaya pendekatan yang mereka lakukan menemui jalan buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan dalam penyelesaian konflik. Pihak ketiga ini bisa  berperan sebagai hakim, penengah, atau hanya sekedar konsultan. Setelah mendengar keluhan dari kedua pihak, maka pihak ketiga akan mengambil keputusan mencari pemecahan masalah yang mengikat pihak-pihak yang berkonflik. Di sini pihak ketiga mempunyai kewenangan untuk mengambil keputusan dalam menyelesaikan konflik.

Namun sebagai penengah, pihak ketiga tidak mempunyai kewenangan untuk mengambil keputusan penyelesaian konflik. Dia hanya berperan untuk membantu menjalin komunikasi yang terputus diantara pihak-pihak yang berkonflik,  melakukan penukaran konsesi spesifik agar semua pihak meninjau posisinya masing-masing, dan membantu melapangkan jalan untuk pemecahan masalah secara terpadu dengan mengumpulkan, menjernihkan, dan memperjelas fakta-fakta dari masing-masing pihak.

G. MEMPERSIAPKAN KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN

Yang ingin disampaikan disini adalah teknik-teknik dan persiapan yang diperlukan seorang konsultan pendamping dalam mempersiapkan diri melakukan komunikasi di pertemuan-pertemuan di masyarakat. Komunikasi yang dimaksud bisa berupa pertemuan rutin masyarakat, pertemuan membahas kegiatan program, dan lain-lain.

Persiapan-persiapan melakukan komunikasi dalam pertemuan ini dapat dibagi kedalam 2 persiapan, yakni: (1) persiapan fisik, dan (2) persiapan pribadi. Persiapan-persiapan ini penting untuk dilakukan agar memberikan makna komunikasi yang efektif dan maksimal.

1.      Persiapan Fisik:

Persiapan fisik yang dimaksud adalah persiapan terhadap sarana-sarana fisik pertemuan. Jika Anda yang mengundang pertemuan, maka tentu saja Anda mempersiapkan persiapan-persiapan sarana fisik tersebut. Tetapi, sering terjadi Anda yang diundang dalam berbagai pertemuan-pertemuan sehingga campur tangan untuk mempersiapkan sarana fisik relatif sedikit. Berikut adalah hal-hal yang perlu disiapkan mengenai sarana fisik pendukung komunikasi pertemuan:

(i)    Ruang pertemuan:

Ä  pilih ruang yang dapat menampung jumlah peserta yang diperkirakan hadir

Ä  pilih ruang yang punya sirkulasi udara relatif baik sehingga tidak menimbulkan kegerahan saat pertemuan

Ä  pilih ruang yang cukup terang (jika pertemuan siang hari)

(ii)  Tata Letak Pertemuan:

Ä  hindari penataan kelas dan tempat duduk seperti di sekolahan atau terkesan sangat formal. Usahakan penataan tempat duduk yang bisa saling menatap satu sama lain seperti setengah melingkar, atau yang lain.

(iii)  Sarana pendukung: siapkan pengeras suara, OHP, papan tulis, penghapus,   kapur atau spidol dengan teliti jika memang akan digunakan. Tentu saja jenis yang disiapkan disini berkait dengan materi yang akan disampaikan. Persiapan-persiapan ini akan menjadi lain jika Anda diundang ke tempat lain dimana berbagai sarana pendukung ini mungkin tidak dapat disediakan. Jika memungkinkan lakukan kontak dengan pelaksana pertemuan jauh sebelum pertemuan terjadi sehingga Anda dapat mempersiapkan materi dan media sederhana yang dapat dipakai.

2.    Persiapan Pribadi:

Yang dimaksud persiapan pribadi adalah persiapan Anda sendiri sebagai konsultan pendamping yang akan memberikan penjelasan, membawakan materi, atau secara khusus diundang untuk menjelaskan suatu kegiatan. Persiapan-persiapan pribadi yang harus diperhatikan antara lain adalah:

(i)        Pastikan bahwa secara fisik Ada tidak terlalu lelah untuk mengikuti pertemuan tersebut. Oleh karena itu sebaiknya cukup istirahat paling tidak sehari sebelum pertemuan. Kondisi yang terlalu lelah sangat mempengaruhi penampilan Anda, perhatian pendengar, dan kemampuan mengingat atau berkreatifitas dalam berkomunikasi.

(ii)       Pastikan bahwa Anda telah menyiapkan materi yang akan disampaikan, baik materi untuk Anda sendiri atau mungkin materi lain yang perlu dibagikan kepada peserta pertemuan.

(iii)     Pastikan pula bahwa sudah cukup menguasai materi yang akan Anda bawakan di hadapan masyarakat. Kurangnya penguasaan terhadap materi dapat menimbulkan kesan Anda tidak serius, kegiatan dianggap masih kira-kira, Anda dianggap tidak profesional, atau mungkin peserta sungguh tidak bisa menangkap maksud yang Anda sampaikan.

3.    Hal yang perlu disiapkan atau diperhatikan saat berbicara:

(i)     Bicaralah tidak terlalu cepat, tenang, dengan kekuatan suara yang cukup, runtut. Berikan jeda uraian, supaya setiap kali peserta dapat mengendapkan atau meresapkan apa yang diuraikan.

(ii)    Berikan perhatian dan kesempatan bertanya sebisa mungkin kepada semua peserta, dan berikan sikap respect (perhatian).

(iii)   Jawablah setiap pertanyaan yang muncul dari peserta sebaik-baiknya semampu Anda bisa menjawab. Jika ada hal yang sungguh Anda tidak bisa menjawab, beritahukan bahwa Anda akan mencatat pertanyaan itu dan akan mencoba mencarikan jawabnya yang pasti pada pihak-pihak lain yang mengetahui dan jawaban akan anda jelaskan pada pertemuan-pertemuan berikutnya atau langsung ke rumah yang bersangkutan.

(iv)   Pergunakan kosa kata atau tata bahasa sederhana, mudah dimengerti, atau  menggunakan kata-kata lokal yang artinya sepadan dengan yang Anda maksud.

(v)    Pahamilah forum dengan baik, berikan lelucon atau pertanyaan pancingan, atau bahkan permainan, untuk menjaga perhatian peserta agar tetap konstan terhadap materi yang Anda berikan.

(vi)   Jangan lupa, pada akhir bicara ucapkan terima kasih atas segalanya, dan mohon maaf jika ada istilah yang menyinggung perasaan peserta. Hal ini penting dilakukan karena pada prinsipnya ada banyak sekali GAP “bahasa” antara masyarakat dengan Anda.

Hal-hal yang telah diuraikan tadi sifatnya sangat sederhana. Namun sering kali banyak petugas lapangan atau konsultan pendamping tidak memperhatikannya karena mempunyai “prasangka”: “Ah itu soal mudah …..”.  Banyak penyuluhan atau penjelasan yang diberikan kepada masyarakat tidak diketahui maknanya oleh masyarakat karena petugas sendiri tidak mau mempersiapkan dengan sungguh-sungguh. Oleh karena keberhasilan komunikasi tidak hanya disebabkan oleh kemampuan si penerima pesan, tetapi juga –dan mungkin utama—kemampuan si pemberi pesan untuk mengukur, menilai, memahami dirinya sendiri.

By. Abdi by Hendra Asisten Faskab Padang Pariaman